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新入社員必読!議事録作成のポイント4選!

 

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はじめまして。4月1日から新社会人になりました、オイカワです。みなさん議事録は作成していますか?新入社員が任される業務の1つで、私は非常に苦労しております。ネット上で検索しても、書き方・コツの紹介は多くあり、どれを参考にしていいのか迷ってしまいます。

Twitter上でも苦労の声が…

そんな私が試行錯誤した末に押さえている、議事録作成のポイント4選を紹介します!

1.日時/アジェンダ/決定事項/ToDo/主な話題(話の経緯)を書く!

読んだ人が、「いつまでに、だれが、何をするか」「会議で何が決まったか」「どんな経緯でそれが決まったのか」わかるようにするのが議事録です。

2.会議の目的・アジェンダはあらかじめ把握しておけ!

会議の流れを把握することは必須です。わからない単語などが出ても、流れを知っておけば会議の置いてけぼりにはなりにくいもの。事前に目的やアジェンダを必ず把握しておきましょう。

3.シンプル イズ ベスト!

出席していない人にも、わかるように書くことが大事。「反応のあったポイント」などと、箇条書きに整理できると読み手はスムーズにインプットできます。また、だれの発言であったのかも残すようにしましょう。

4.主な話題(話の経緯)は決定事項やToDoにつながることを!

アジェンダに関係ない話等は省き、決まったことに至るまでの経緯を記録しましょう。そして、「~検討する」は決定したわけではありません!主な話題(話の経緯)のところに書いておきましょう。

4つのポイントを押さえた議事録のイメージ

上記のポイント4選を踏まえた議事録の1例を紹介します。

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まとめ

みなさんいかがでしょうか。人それぞれの議事録の書き方もあると思いますが、少しでも議事録作成のヒントになれば幸いです。ビジネスの基本、議事録作成スキルを一緒に身に付けていきましょう!

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